Documentos

• 1: Atualização em Lote
• 2: Atualização Multipla
• 3: Cadastro
• 4: Cadastro de Copia de Verificaçao
• 5: Cancelar Retorno de Documentos
• 6: Controle de Revisão
• 7: Desbloquear Documentos
• 8: Download de Documentos
• 9: Histórico de Bloqueio
• 10: Restrição de Download
• 11: Retorno de Documentos
• 12: Submeter Documentos

1 - Atualização em Lote

Atualizar em lote dados de documentos

O GESP possui uma funcionalidade para auxiliar você em atualizar várias informações em diversos documentos, e isso tudo de uam vez só.

1 - Acesse o menu Cadastro -> Atualização Multipla de Dados

2 - Selecione a LD que contenha os documentos e clique em Buscar

3 - Selecione o campo que você quer atualizar, os campos estão representados em abas. Para a aba selecionda, preencha o valor desejado.

4 - Selecione os documentos que deve serm atualizados.

5 - Clique no botão atualizar

2 - Atualização Multipla

O cadastro e atualização múltipla é uma importante ferramenta para atualização em lote de dados de documentos.

Na imagem temos 3 grandes opçõe:

1 - filtros para consultar documentos. preencha o filtro desejado e clique no botão Buscar;
2 - através das abas, escolha qual a informação do documento que deseja atualizar;
3 - selecione os documentos que serão atualizados e então clique no botão Atualizar.

3 - Cadastro

Um documento deve ser cadastrado dentro de uma LD, para cadastrar um documento tenha um contrato selecionado, clique no menu Cadastro -> LD / Documentos / GRD.

Será exibido o formulário para cadastrar o documento (* Os campos em amarelo são preenchidos pelo sistema.)

4 - Cadastro de Copia de Verificaçao

Cópia de Verificação por Documento

O sistema conta com a funcionalidade de Cadastro de Cópia de Verificação, garantindo maior controle e rastreabilidade sobre as revisões de documentos de engenharia.

Como funciona

• O desenhista/projetista responsável deve realizar a cópia de verificação de cada documento e submetê-la no sistema.
• O sistema armazena a cópia de verificação, permitindo o download a qualquer momento.

Integração com a GRD

• No momento da emissão de um documento na GRD, o usuário de planejamento terá disponível o ícone de download da cópia de verificação, quando existente.
• Caso o ícone não esteja presente, significa que o documento ainda não possui cópia de verificação cadastrada.
  • Nessa situação, o usuário de planejamento poderá solicitar ao desenhista/projetista que providencie a cópia referente à revisão do documento.

Revisões de documentos

• Sempre que um documento tem sua revisão elevada após o registro de retorno, é necessário enviar uma nova cópia de verificação correspondente à nova revisão.
• As cópias de verificação de revisões anteriores permanecem disponíveis e podem ser acessadas no menu Download de Revisões.

5 - Cancelar Retorno de Documentos

Caso houver uma necessidade de remover as informações de retorno para uma emissão, na tela onde se aplica o retorno de emissões de documentos, selecione um documento e clique em Cancelar Retorno.

6 - Controle de Revisão

Controlar de forma automatizada a revisão dos documentos é uma função importante para garantir a rastreabilidade dos documentos e relacionar essas revisões a cada momento do ciclo de vida do documento. Caso precise de uma regra específica para elevar a revisão dos documentos, o sistema pode ser customizado para atender essa especificidade.

7 - Desbloquear Documentos

A funcionalidade de desbloqueio de documentos permite que um documento bloqueado por um usuário seja liberado para edição. Esse recurso é útil quando o responsável pelo bloqueio não está disponível e outra pessoa precisa acessar o documento.

Apenas usuários com a permissão adequada podem realizar o desbloqueio. Para isso, basta acessar a tela do documento e clicar no botão “Desbloquear”.

Habilitar permissão para desbloquear documentos

8 - Download de Documentos

Para fazer download de um documento (1) clique no ícone verde, após clicar será apresentado uma tela pedindo a confirmação se você deseja (2) editar o documento, caso confirme, o documento ficará bloqueado para qualquer outro usuário, permitindo somente ao usuário que editou o documento a possibilidade de submeter o documento, assim temos a segurança que somente um usuário faça a alteração do documento. Após o usuário submeter o documento, este documento fica disponível para qualquer outro usuário baixar/editar

Controle de Edição do Documento

Ao efetuar o download, deve ser informado se deseja editar o documento, caso informado Sim, será gerado uma trava neste documento, impedindo que qualquer outro usuário também consiga efetuar o download do documento em modo de edição. Até que o usuário que efetuou o download do documento, deve fazer o upload (submeter) o documento para que a trava seja removida. Este mecanismo garante que somente o usuário que fez download do documento em modo de edição possa atualizá-lo.

9 - Histórico de Bloqueio

Para acessar o histórico clique no menu Consulta e Histórico de Bloqueio de Documentos.
Esta tela lista os registros de bloqueio (quando um usuário faz download do documento em modo de edição e gera um bloqueio, não permitindo outro usuário editar) ou desbloqueio (quando o usuário atualizou o documento removendo o bloqueio do documento).

10 - Restrição de Download

Você pode restringir o download de documentos com base no tipo de arquivo.

Para configurar essa restrição, é necessário ter perfil de administrador no sistema.

1 - Clique no seu usuário e selecione Perfis.
2 - Na tela que será exibida, escolha o perfil desejado.
3 - Marque os tipos de documentos que não podem ser baixados para esse perfil.

Pronto! Agora os usuários desse perfil não poderão fazer o download dos documentos selecionados.

11 - Retorno de Documentos

Todo documento é emitido para um destinatário (cliente) e, para cada documento enviado, o destinatário retorna um tipo de status se o documento foi aprovado ou não foi aprovado. Este retorno deve ser registrado no sistema através da função Retorno de Documentos. Abaixo segue os tipos de retorno possíveis.

• ACC- Aprovado com Comentários
• CAN - Cancelado
• APP - Aprovado
• NAP - Não Aprovado
  Regras:
  Ao informar o retorno de um documento, este documento terá sua revisão elevada, exceto quando retornado como Aprovado; Não será possível realizar uma nova emissão para um documento em que sua última emissão não teve retorno. Para definir o retorno de um ou vários documentos de uma GRD, acesse o menu Cadastro e depois Retorno de Documentos e será apresentado a seguinte tela. (1) clique em buscar para listar os documentos emitidos em uma GRD, (2) informe a data de retorno do documento, (3) selecione o motivo de retorno, (4) informe uma observação caso necessário, (5) selecione os documento(s) a ser informado o retorno, (6) clique no botão Atualizar para aplicar as informações de retorno aos documentos selecionados.

12 - Submeter Documentos

O sistema faz controles de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) possibilitando submeter (upload) de documentos para que o sistema possa fazer o controle, armazenamento, indexação e elevar a revisão do arquivo físico de forma automatizada. Para submeter um documento ao sistema, (1) clique no ícone e será (2) exibido a tela para enviar o arquivo desejado.